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¿Ya tienes un plan de negocio?

Se llama CRM a una herramienta destinada a la administración de la relación con los clientes. Es muy útil en cualquier tipo de empresa, desde productoras de bienes hasta las que brindan servicios, ya que nos permite planificar una estrategia de negocios basada en los clientes. Este tipo de herramientas se vuelven fundamentales en mercados globales como el de servicios de Tecnologías de la Información donde conservar a un cliente es más importante que ganar nuevos.

En si esta herramienta es un sistema de apertura de datos (front office) que nos brinda la oportunidad de intercambiar información con los clientes. Así crear registros que nos permitan ver el concepto de valor que el cliente tiene con el producto, para enfocar los procesos a las reales necesidades que dan origen a la demanda y suprimir procesos que resultan en un aumento del precio del producto sin incrementar su valor. También podemos adelantarnos a los nuevos requerimientos y ofrecer mejores servicios de postventa.

La utilización de un sistema CRM a menudo falla o no da los resultados deseados ya que su implementación solo se limita a la instalación de un software sin estudiar el contexto de la empresa, ni brindar los conocimientos necesarios del mismo a los empleados. Un sistema CRM solo debe implementarse después de estudiar la relación actual con los clientes y a la que se quiere llegar. Una vez que sepamos esto vamos a tener una visión más clara de que sistemas informáticos vamos a necesitar así como que procedimientos vamos a estandarizar y en que capacitaremos al staff de la organización.

El Software CRM en un principio fue pago y desarrollado por grandes empresas. Sin embargo, recientemente comenzaron a surgir del tipo “open source”, es decir, gratuitos y de código abierto. Esto trae aparejada las siguientes ventajas: bajo costo y la posibilidad de modificarlo según las necesidades de cada empresa.

Capture and Ship es una compleja aplicación web con funcionalidades especificas para la industria de impresión de prendas de vestir que se centran en la productividad, la eficacia y la eficiencia.

Fase de Inicio

Al comienzo de este proyecto, los socios del proyecto, quienes fueron proyectando esta plataforma, vinieron a consultarnos si seríamos capaces de ayudarles con este proyecto. Por supuesto respondimos "sí". Así fue como empezamos a trabajar en la fase inicial para recolectar juntos todos los requerimientos en base a las ideas que ellos tenían, la definición de requisitos de alto nivel y comenzar a diseñar una arquitectura del sistema con una estructura de base de datos. Después de semanas de trabajo, alcanzamos el primer documento de especificaciones con mayor prioridad para empezar a trabajar en nuestra primera fase de desarrollo, en ese momento sabíamos que iba a ser un proyecto muy grande con mucho trabajo por hacer.

Fase de desarrollo

Solemos trabajar con un enfoque ágil para todos nuestro proyecto, seguro este no sería una excepción, empezamos a trabajar en los milestones con las principales funcionalidades para implementar el núcleo de esta plataforma. Durante los primeros meses nos dimos cuenta de que la innovación y la creatividad serían prioridad para la mayor parte del proceso, por eso integramos tecnologías de vanguardia para este trabajo, no sólo HTML5, CSS3, jQuery Bootstrap o FontAwesome como lo hacemos desde hace unos años, pero también AngularJS, npm, Bower, Grunt, así como las pruebas automáticas y el despliegue de los distintos entornos utilizando GIT para acelerar tiempos en cada liberaciones.

Durante nuestro desarrollo, hemos tenido que aprender sobre muchas de reglas de negocio, herramientas específicas y proceso de impresión de las prendas con el fin de tener la mejor comprensión para ofrecer la mejor solución que permita gestionar las campañas, distintos productos de cada tipo de prendas de vestir, los trabajos de arte, proceso de impresión (en ingles, DTG printing) y envío de productos finalizados a cada uno de los clientes.

La aplicación web proporciona a los administradores la capacidad de gestionar los usuarios, cuentas de clientes, cuentas de proveedores, ventas y pedidos, ordenes de compra y transacciones integrando varias funcionalidades para cada interfaz de usuario. Hay más de 8 niveles de usuarios, cada uno con diferentes permisos sobre el sistema para ejecutar acciones específicas.

Los clientes pueden enviar campañas y gestionar distintas temporadas para sus productos, crear nuevas ordenes de compra por productos y talles, gestionar múltiples usuarios bajo su cuenta del cliente, por ejemplo, si usted es dueño de una empresa y necesitas camisas para sus empleados entonces puede volver a ordenar más productos de vez en cuando.

Además, con el fin de completar y poner en marcha el módulo ERP para esta plataforma hemos integrado la gestión de productos de stock, el módulo de comercio electrónico interno, el pago basado en la contabilidad de doble entrada, informes, gráficos y estadísticas.

En una de las ultimas fases, implementamos un API que permite a otras aplicaciones conectarse con el app principal de Capture para crear y gestionar trabajos de manera automatizada. En este caso se desarrollo un plugin de CakePHP totalmente desde cero que permite gestionar las conexiones externas, validar y autenticar usuarios a través de OAuth 2.0. Una vez validada la conexión, la aplicación cliente debe enviar un request REST para crear y monitorizar trabajos de impresión. Estos request están ajustado a la documentación online que se provee, la cual fue generada a partir de nuestro desarrollo.

Tecnologías

• CakePHP: Framework PHP basado en patrón MVC.
• MySQL: Se define la base de datos utilizando el motor InnoDB para la integridad de las tablas requeridas y MyISAM para consultas rápidas a las tablas no relacionales.
• Boostrap + FontAwesome + GoogleFonts: estas son unas de las mejores herramientas para construir interfaces de usuario totalmente multiplataforma y adaptables para dispositivos móviles (responsive).
• AngularJS: Framework MVC totalmente codificado en javascript, producido por Google, que nos permite implementar la interfaz de usuario dinámica, nos ayuda mejorar el tratamiento de los datos en tiempo real, mucho más rápido, lo que reduce las necesidades de conectarse al servidor para su procesamiento, totalmente compatible con móvil, es multiplataforma y la más importante es de código abierto.
• MongoDB: base de datos NoSQL que permite una mayor cantidad de consultas de datos en menos tiempo que una base de datos SQL.
• Elastic Search 1.5.2 / Lucene v4.10.4: motor de búsqueda interno que ofrece varias funcionalidades para realizar la búsqueda complejo basado en una palabra clave y devuelve resultados casi instantáneos.
• npm, Bower y Grunt: son tecnologías geniales que hacen las cosas mucho más fáciles para gestionar paquetes instalados en nuestros entornos de desarrollo, entorno de prueba e incluso de producción. Nos permite instalar y manejar por ejemplo FontAwesome, Bootrstrap, Less, jQuery entre otros.
• OAuth 2.0: Es un protocolo que provee un flujo para autenticar conexiones remotas en aplicaciones web, móviles y también de escritorio que necesitan conectarse con un servidor.

Let's Plum es una empresa líder que brinda servicios de diseño gráfico proporcionando una solución integral, desde ilustraciones hasta vectorizaciones. Con el continuo crecimiento de la empresa, con empleados y freelancer se hizo indispensable un sistema de gestión para sus mas de 600 trabajos de diseño que ejecutan diariamente.

Fase Inicial / Inception Phase

La primer etapa del proyecto consistió en recolectar todos los requerimientos del sistema con nuestros analistas. Luego de tener un completo entendimiento de las necesidades del cliente, se documentó y se diseño la solución que íbamos a implementar.

Fase de Desarrollo

En la etapa de desarrollo, se ha implementado cada requerimiento según lo diseñado en la etapa de análisis. El framework utilizado fue CakePHP y se complementó con AngularJS para las secciones dinámicas, Bootstrap para las plantillas/templates y aplicar el diseño web, utilizamos varios plugins de Jquery que permitieron validar formularios y tipos de datos, subir múltiples archivos, arrastrar imágenes para las muestras/preview, también combinamos varios componentes de npm, Bower y Grunt que proveen diferentes opciones al momento de implementar nuestra solución. El proyecto fue completado en su primer versión estable y luego seguimos trabajando en mejoras, optimizaciones, nuevas funcionalidad y tareas de mantenimiento tanto en el sistema como en el servidor.

El servidor fue instalado completamente desde cero, es así que nuestro Administrador de servidores instalo la ultima versión de CentOS y todas las dependencias necesarias para configurar Apache, MySQL, MongoDB, Elastic Search, Repositorio de archivos GIT entre otros módulos. También se implementó una integración con el API de Dropbox donde cada diseñador puede compartir a través del sitio web cada uno de sus trabajos terminados que luego se enviaran por email a los clientes. En Dropbox también se pueden subir archivos con un formato preestablecido, estos permitirán al sitio web escanearlos y crear automáticamente el seguimiento de los trabajos. Durante todo el desarrollo utilizamos un enfoque de Integración Continua, a su vez implementamos testing automático utilizando Codeception y cada caso de pruebas fue pensado para validar y verificar un requerimiento o un flujo completo de trabajo (workflow) Todas las tecnologías que fueron utilizadas en este proyecto han sido de gran utilidad y dieron soporte a nuestro equipo de desarrollo para lograr un producto de alta calidad y con la mayor eficiencia.

En una de las ultimas fases, implementamos un API que permite a otras aplicaciones conectarse con el app principal de Let's Plum para crear y gestionar trabajos de manera automatizada. En este caso se desarrollo un plugin de CakePHP totalmente desde cero que permite gestionar las conexiones externas, validar y autenticar usuarios a través de OAuth 2.0. Una vez validada la conexión, la aplicación cliente debe enviar un request REST para crear y monitorizar trabajos de arte. Estos request están ajustado a la documentación online que se provee, la cual fue generada a partir de nuestro desarrollo.

Tecnologías

• VPS con CentOS 7 y PHP 5.5: Ultima version estable del sistema operativo open source mas usado en servidores web.
• CakePHP 2.x: Framework PHP que utiliza patron de diseño MVC.
• AngularJS: Excelente framework javascript, de código abierto, que permite implementar interfaces de usuarios dinamicas, manejar datos en tiempo real mucho mas rápidamente, reduce la necesidad de conectar con el servidor para procesarlos, con nuevos efectos visuales y totalmente complatibles con dispositivos moviles.
• MongoDB 2.4: Base de datos NoSQL que permite mayor cantidad de transferencias de datos en menor tiempo que una base de datos SQL.
• Elastic Search 1.5.2 / Lucene v4.10.4: Motor de busquedas interno del sistema, ofrece distintas funcionalidades para optimizar busquedas y devolver resultados casi instantaneo.
• Dropbox: Integración con el sistema, permite enviar y gestionar archivos de dropbox directo desde la aplicacion, de esta manera no es necesario pagar por cada usuario sino que un único usuario de Dropbox (asignado para el website) realiza la gestion de los archivos. De esta manera se pueden subir por cualquier medio a dropbox y sincronizar con el panel de administrador del website, entre otras cosas para poder entregar trabajos realizados y automatizar procesos que antes eran realizados manualmente.
• OAuth 2.0: Es un protocolo que provee un flujo para autenticar conexiones remotas en aplicaciones web, móviles y también de escritorio que necesitan conectarse con un servidor.

Sitio web que provee como principal funcionalidad la posibilidad de cotizar seguros de auto de forma automática a través de diferentes compañías.

Para este proyecto comenzamos con una primer etapa de consultaría y diseño gráfico. En esta etapa definimos los principales requerimientos y el diseño web, el principal objetivo del diseño fue lograr una interfaz clara y enfocada en el modulo que permite realizar cotizaciones.

Diseño Web

La primer etapa del diseño fue encontrar la identidad de la marca, de esta manera llegamos al logo de aseguradorweb.com. Una vez completo el logo, nos basamos en esta identidad para diseñar la página de inicio y luego las páginas internas.

Página principal

En la página de inicio creamos un modulo donde se puede ingresar datos principales para iniciar una cotización, debajo un vídeo tutorial para que los visitantes sepan como proceder con las cotizaciones, el vídeo se realizó partiendo con capturas y dando una cronología de los pasos a seguir. 

Panel de gestión

El sistema ofrece un panel de gestión avanzado, el cual solo puede ser accedido con usuario y contraseña. Hay dos roles principales agente y administrador. 

El agente quien solo puede gestionar contactos y solicitudes

El administrador tiene un acceso total al sistema y puede gestionar los usuarios de tipo agente

Validación de datos

Se realizó la integración de una base de datos de vehículos y otra base de datos de localidades. Los vehículos son proporcionados por un servicio de terceros. Implementamos varias funciones automáticas para limitar opciones y reducir errores en la carga de datos. De esta manera los visitantes fácilmente eligen su modelo, marca, año y localidad para obtener las cotizaciones.

Leads y Prospectos

El sistema incorpora una base de Leads/Prospectos que son los visitantes que llegan a completar los datos necesarios para un futuro contacto, el administrador puede obtener fácilmente esta información, puede filtrar por nombres, por email y otros datos personales. El administrador podrá incluso saber los pasos que fueron completados por cada contacto y si abandonó el proceso

Solicitudes

El sistema guardará solicitudes de las personas que desean contratar la póliza del seguro online. El visitante completará datos adicionales como por ejemplo estado civil, fecha de nacimiento, datos de la tarjeta de crédito para procesar los pagos mensuales, etc. 

Los agentes/administradores pueden gestionar todas las solicitudes, actualizar cualquier dato personal, datos del vehículo y la póliza seleccionada. El agente puede cambiar el estado de la solicitud y agregar notas privadas para que otro agente puede continuar el proceso.

Emails

Se implementaron templates personalizados que son enviados automáticamente tanto a los contactos como a los administradores para poder notificar sobre las distintas acciones realizadas

Blog y Redes Sociales

Se integró una sección de Blog y botones para las principales redes sociales. Los administradores pueden crear, editar y eliminar artículos. Se provee un editor HTML y la posibilidad de integrar archivos media (imágenes, vídeos, etc).

Aspecto Técnico

Todas las cotizaciones se realizan a través de Web Services implementados con SOAP integradas en el framework CakePHP. Para lograr esta integración tuvimos que interactuar con los equipos técnicos de cada compañía de seguro y solicitar las funcionalidades necesarias que permitían acceder a la cotización de cada tipo de producto según el vehículo y los datos personales del solicitante. Cada consulta a los web services se realiza de forma asíncrona para evitar retrasos en los resultados. Es decir, cuando se muestra la pagina de cotizaciones se mostrará un gif animado indicando la espera del resultado, este es reemplazado por el precio correspondiente a medida que se recibe la información o bien se mostrará un botón de consulta en caso de no obtener precios.